Preview: Event am Meer, Bremerhaven 2017

Dieses Jahr sind die Mega- und Giga-Events im vollen Gange, es liegen schon ein paar wundervolle Events hinter den Cachern – und spannende folgen.

Aber die Planungen gehen schon viel weiter, bis 2018 haben wir schon künftige Mega-Events in unserer Übersicht. Auch der Kalender für 2017 füllt sich mit wirklich vielversprechenden Veranstaltungen für den Groß-Event-liebenden Geocacher.

Eines, was uns auch aufgrund der Lage sehr gut gefällt, ist das Event am Meer in Bremerhaven.
Schon im Juni 2015 gab es dort ein Mega-Event, mit über 2.500 Attended-Logs bei geocaching.com – echt bemerkenswert.

Wir haben ein sehr nettes Interview mit Lisa vom Orga-Team geführt und möchten euch die Antworten nicht vorenthalten.

Orga-Team Event am Meer 2017
V.l.: Andreas, Carsten, Lisa – drei vom Orga-Team Event am Meer 2017. Dazu gehören auch noch Christian und Flo, die waren aber beim Fototermin verhindert.
Interview:

An dich, Lisa, persönlich:

1.     Seit wann betreibst du das Hobby Geocaching?

Vor ziemlich genau acht Jahren kamen meine Kommilitonen Christian und Peter fast zeitgleich mit einem neuen, interessanten Buch um die Ecke: „Aufzeichnungen eines Schnitzeljägers“ von Bernhard Hoëcker. Wir druckten uns die Cachepositionen aus, zogen los und fanden unseren ersten Geocache. Eine Woche später, am 3. Juni 2008 habe ich mir auch ein Profil angelegt und seitdem bin ich eigentlich ohne größere Unterbrechungen dabei.

2.     Wie kamst du ins Orga-Team?

Da ich neben meiner neuen Heimat Lübeck auch in meiner Geburtsstadt Bremerhaven auf Dosensuche und Events unterwegs bin, habe ich über die Jahre durch’s Hobby viele neue Freunde gefunden, darunter auch GrafZahl75. Er war es, der 2013 nach Besuch des Mega-Events in Schwerte beschloss „Sowas können wir auch“. Er berichtete mir von seinen Ideen, ich fand’s super und so begann damals die Planung fürs „Mega am Meer“ Event, das am 20. Juni 2015  nach fast zwei Jahren Planung stattfand. Ich bin also von Anfang an schon mit dabei und mache auch bei der Fortsetzung, dem „Event am Meer 2017“ wieder gerne mit.

3.     Welche Funktion bekleidest du dort?

Schon beim MEGA am MEER Event war ich für die Gestaltung der Webseite und Materialien, also das Corporate Design und auch für Social Media und Presse zuständig. Da mir der Posten Spaß gemacht hat und alles gut geklappt hat, werde ich auch beim Event am Meer 2017 dafür verantwortlich sein.

4.     Wieviel Freizeit geht für die Organisation drauf?

Definitiv sehr viel. Man ahnt nicht, wie viel Planung und Absprachen notwendig sind, damit ein Mega-Event stattfinden kann. Im Gegensatz zu kleinen Events, bei denen die Reservierung in einem Restaurant oder die Wahl einer öffentlichen Location ausreicht, muss bei einem Event mit mehr als 500 Besuchern (beim MEGA am MEER waren es zum Beispiel knapp 5.000) ziemlich viele Regularien beachten. Damit man sich vorstellen kann, was alles zutun ist, zähle ich mal ein paar Beispiele auf: Eine ausreichend große Location muss gefunden werden, die Veranstaltung muss angemeldet und genehmigt werden, diverse Aussteller müssen aquiriert und mit Informationen und Verträgen versorgt werden, Helfer melden sich auch nach und nach und wollen eingeplant werden, Coins und Shirts soll’s auch geben, die Webseite und die Social Media-Kanäle sollten immer auf dem neuesten Stand bleiben und dann kommen natürlich nicht zuletzt viele Anfragen aus diversen Richtungen auf uns zu… zwar macht nicht jeder alles, aber wir fünf vom Kern-Orga-Team hatten beim „Mega am Meer“ definitiv so viel zutun, dass kaum Zeit für irgendetwas anderes war. Als der Stress nach dem erfolgreichen „Mega am Meer“ dann abfiel, waren wir erstmal platt und wollten nur noch Nichtstun. Zum Glück konnten wir uns aber regenerieren und so geht’s jetzt wieder fleißig weiter 🙂

Das Event:

1.     Wer hatte die Idee , wie wuchs sie?

Wie gesagt war es GrafZahl75, der die Grundidee fürs „Mega am Meer“ hatte und vor einigen Wochen dann mit Ideen fürs „Event am Meer“ zu mir kam. Wir setzten uns mit dem Rest der Orga zusammen und begannen dann mit der Planung, so wächst die ganze Organisation Schritt für Schritt weiter und entwickelt sich zu einer detaillierten Planung weiter.

2.     Wie kamt ihr auf die Location?

Nachdem wir viel aus dem „Mega am Meer“ Event gelernt haben und dadurch viele Kontakte geknüpft hatten, haben wir uns entschieden, die Location vom Freitags- und Sonntagsevent, das Schaufenster Fischereihafen, fürs „Event am Meer“ zu wählen. Dort haben wir genug Platz für Dinge wie zum Beispiel die Händlermeile und die Hüpfburg, außerdem ist die Kulisse maritim und passt perfekt zum Eventthema. Durch das aufgespannte Netzwerk ist es uns zudem möglich, in Kooperation mit dem Schaufenster Fischereihafen ein Mega-Event ohne Eintrittskosten anzubieten.

3.     Wie viele Menschen sind im Orga-Team?

Das Kern-Orga-Team besteht aus fünf Personen: GrafZahl75 (Andreas), Tudor99 (Carsten), Durvir (Flo), Christyan (Christian) und mir, FerrariGirlNr1 (Lisa). Natürlich könnten wir das alles nicht stemmen, wenn wir nicht all die fleißigen Helfer um uns rum hätten, die uns vor allem beim Event selbst tüchtig unter die Arme greifen.

4.     Wer ist von außerhalb beteiligt? (Stadt…)

Dieses Mal kooperieren wir hauptsächlich sehr eng mit dem Schaufenster Fischereihafen, der Eventlocation. Außerdem werden Sepp&Berta wieder die Geocoins designen und LaserLogoShop-Mario unterstützt uns mit tollen Ideen für Coinaufsteller und Token. Dazu kommen natürlich noch weitere Partner, die man immer aktuell auf unserer Webseite www.eventammeer.de unter „Partner“ findet 😉

5.     Wie viele Helfer braucht ihr für euer Event?

Das ist ein Jahr vor Eventbeginn noch nicht genau kalkulierbar. Beim „Mega am Meer“ Event 2015 waren es ca. 70 Helfer, dieses Jahr werden es vermutlich ähnlich viele sein – je nachdem, welche Programmpunkte sich realisieren lassen.

6.     Ist bisher alles glatt gelaufen oder gab es Schwierigkeiten?

Fürs „Event am Meer“ sind wir ja noch in der grundlegenden Planungsphase; bisher läuft allerdings alles sehr gut. Die Veröffentlichung des Listings ging ganz unkompliziert und schnell mithilfe lokaler Reviewer und schneller Reaktion aus dem Groundspeak HQ. Die Webseite ist auch online und enthält bereits die meisten wichtigen Informationen – im November folgt dann der Shop für Coins und Shirts und ab Jahresanfang wird es dann vermutlich wieder turbulent. Aber wir sind den Stress mittlerweile ja fast gewohnt 😉

7.     Wie viele Besucher kann dieses Event maximal aufnehmen?

Wir haben bei der Locationwahl extra darauf geachtet, dass das Event keine Besuchergrenze haben wird. Wir haben also ganz viel Luft nach oben 😉

8.     Plant ihr eine Pressekonferenz am Event-Tag?

Darüber habe ich ehrlich gesagt noch nicht nachgedacht. Was gibt es am Eventtag auch groß mitzuteilen? Beim „Mega am Meer“ hatten wir uns auf unserer Konzertbühne kurz bei allen bedankt und Dinge wie Spendensumme für die DGzRS und die Gewinner der Verlosung bekanntgegeben. Analog zum letzten Mal werden wir auch dieses Mal wieder eine Pressemitteilung an lokale Zeitungen und Insitutionen versenden, damit auch die Muggel übers Event informiert sind. Und vermutlich wird uns z.B. auch wieder die dpa besuchen, die durfte ich beim „Mega am Meer“ schon übers Gelände führen oder ich kümmere mich um die lokalen Radiosender für Live-Interviews und ähnliches 😉

Hinterher:

1.     Habt ihr für das übernächste Jahr schon etwas im Auge oder lasst ihr dieses Event erstmal stattfinden?

Ob wir 2019 noch ein Mega-Event in Bremerhaven machen werden, wissen wir noch gar nicht. Erstmal muss das „Event am Meer“ nächstes Jahr, also 2017 erfolgreich über die Bühne gehen und dann sehen wir mal weiter. Wir konzentrieren uns erstmal aufs aktuelle.

2.     Wenn Gewinn gemacht wird, was macht ihr damit?

Beim „Mega am Meer“ haben wir dank ausführlicher und durchdachter Kalkulation von unserem Buchhalter ein leichtes Plus erzielt, das komplett in den Verein „Geocaching Bremerhaven und umzu e.V.“ geflossen ist. Von dem Geld haben wir zum Beispiel einen kleinen Messetresen mit Geocaching-Aufdruck und einen Aufsteller gekauft, mit denen sich der Verein auf Veranstaltungen und -messen repräsentieren und dort über unser Hobby informieren kann. Letzten Herbst haben wir damit unter anderem einen Geocaching-Infotag und Rundgang veranstaltet, um Muggeln das Geocachen näher zu bringen.


Das war unser Interview mit Lisa aus dem Orga-Team „Event am Meer 2017“.
Wir bedanken uns ganz herzlich für deine netten Ausführungen und drücken für die weitere Planung und Vorbereitung alle Daumen!

Und das Motto: „Freunde treffen – Schiffe gucken – Fisch genießen“ gefällt uns richtig gut!

In diesem Sinne: Moin Moin!

Webseite zum Event: http://www.eventammeer.de
Listing:  http://coord.info/GC6HV29
facebook-Seite: https://www.facebook.com/MEGAamMeer
twitter: https://twitter.com/EventAmMeer

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